E-postayı kullanırken, daha verimli çalışabilmeniz için dikkat etmeniz gereken bazı detaylar vardır.

E-postayı kullanırken, daha verimli çalışabilmeniz için dikkat etmeniz gereken bazı detaylar vardır.

Elektronik posta, hayatımıza kazandırdığı pek çok kolaylık sayesinde en popüler iletişim araçlarından birisi olmayı başarmıştır. Bu yazıda size, e-postayı daha verimli bir şekilde kullanmanız için gereken bazı ipuçlarından bahsedeceğiz.

Her şeyden önce bir elektronik posta adresine sahip olmalısınız. Bu adres, size e-posta sağlayıcınız tarafından verilecektir. İkinci konu ise en az ilki kadar önemli olan elektronik posta kutusudur. Bu kutu, tüm mesajların ilk olarak geldiği ve toplandığı yerdir. Bu yüzden posta kutusunun kapasitesi hayati bir önem taşır. Artık sadece 1 MB'lık posta kutularının devri kapanmıştır ve en azından 5-10 MB'lık posta kutuları kullanılmaktadır. Normal bir mesajın 2-3 KB yer tuttuğunu göz önünde bulundurursak, bu kadar büyük bir alana niye ihtiyaç duyacağınızı merak edebilirsiniz. Sadece metinden oluşan e-postaların mesajlarının dışında, artık resim, ses ve video dosyaları içeren mesajlar da kullanılıyor ve bunlar oldukça büyük bir alan kaplıyorlar. Eğer posta kutusu doluysa, gelen mesajlar kabul edilmez ve göndericiye geri gönderilir. Outlook Express gibi programlar, mesajları bilgisayarınıza kaydederken posta kutunuzdan da silerler. Böylece yeni mesajlar için yer açılmış olur. Kısacası posta kutunuz ne kadar boş olursa, alabileceğiniz e-posta sayısı da o kadar artar.

BİRKAÇ TAVSİYE
• İki e-posta hesabınız olması, her zaman için daha iyidir. Birini kişisel mesajlar için, diğerini de iş için kullanabilirsiniz.
• E-postanızı düzenli olarak kontrol edin. Bu şekilde gelen mesajları bilgisayarınıza aktarabilir ve posta kutunuzu boşaltabilirsiniz.
• "Gelen Kutusu" içerisinde yeni klasörler oluşturarak, e-postaları belli kriterlere göre bu klasörlere dağıtın. Eğer tüm mesajlar tek bir klasörde toplanırsa, aradığınızı bulmanız da zorlaşacaktır. İlerleyen sayılarda, klasörlerle nasıl çalışabileceğinizi Öğreneceksiniz. Ama önce klasör oluşturmayı görelim.
• Önce "Dosya" menüsünden "Yeni" seçeneğini tıklayın ve açılacak küçük menüde göreceğiniz "Klasör" satırını seçin. Böylece "Klasör Oluştur" penceresini açmış olacaksınız.
• "Klasör Oluştur" penceresinde, alt klasörlerinizi hangi klasörün altında oluşturacağınızı belirleyebilirsiniz. Alt klasörü yaratırken uygun gördüğünüz klasörü tıklayın ve "Tamam"a basın. Artık Outlook Express, yeni klasörünüzü "Gelen Kutusu" altında gösterecektir. Almış olduğunuz e-postaları bir klasörden diğerine sürükleyebilirsiniz. Bu sayede gelen tüm mesajlar, "Gelen Kutusu" klasörü içinde gelişi güzel bir şekilde birikmeyecektir.