Kişisel bir ajanda yaratarak MS Access'i detaylandırmak.

İlk beş dersimizde, kapsamlı bir film veritabanı oluşturduk ve bu veritabanını kontrol etmeyi öğrendik. Şimdi de Access programının yardımıyla kişisel bir ajanda hazırlamayı öğreneceğiz.

Daha önceki bölümlerde, Microsoft Access XP ile kapsamlı bir film arşivi hazırladık ve programın sunduğu temel özellikleri beraberce inceledik Tablolar hazırlamak, verilere ulaşmak için sorgulama yapmak, veritabanına çeşitli verileri işlemek, raporlar hazırlamak ve kasetler için etiket oluşturmak... Şimdi zaman, öğrendiğimiz teorik bilgileri günlük hayatta kullanabileceğimiz projelere dönüştürme zamanıdır. Bu derste, kişisel bir günlüğün yerini tutabilecek ve tanıdıklarınıza, arkadaşlarınıza ya da müşterilerinize verdiğiniz randevuları not etmenizi sağlayacak basit bir ajanda hazırlayacağız. Buradaki amaç, basit de olsa arayüze sahip gerçek bir uygulama hazırlamak, bu uygulamanın temel ve sonradan eklenecek fonksiyonlarına erişimi sağlamaktır. Önümüzdeki bölümlerde öğreneceğimiz bir diğer konu ise, Access'in klasik yapısını saklayarak hazırlayacağımız ajandayı küçük bir program gibi başlatmak.

KİŞİSEL AJANDA
Şimdiye kadar gördüğümüz Excel ve Outlook derslerinde, adres defterlerinin nasıl düzenleneceğini ve randevuların nasıl idare edileceğini öğrendik. Şimdiyse, Access yardımıyla daha detaylı ve daha kullanışlı bir kişisel ajanda hazırlamayı öğreneceğiz. Bu dersten sonra Access kullanarak hazırlayacağınız kişisel ajanda üzerinde şu işlemleri yapabileceksiniz; Adres defterine kişiler eklemek, belirli tarihlere randevu eklemek, geçmiş ve gelecek randevulara notlar eklemek, aynı kişiyle farklı tarihlerde gerçekleşmiş ya da gerçekleşecek randevuların hepsini bulmak...

İLK ADIMLAR
Bu tip bir ajanda hazırlamaya karar verdiğinizde, ilk yapmanız gereken kendi kendinize şu soruyu sormak olacaktır: Kişisel ajandam hangi bilgileri içermeli? Biz örneklerimizde ilgili kişinin bilgilerine (ad, soyad, adres, şehir, telefon numarası, e-posta) ve randevularına (tarih, yer, saat) yer vermeyi uygun gördük.

Kişisel ajandanızda bulunmasını istediğiniz bilgileri belirledikten sonra geçeceğiniz ikinci aşama, bu bilgileri Access aracılığıyla uygun biçimde bilgisayara aktarmak olacaktır. Bu işlem için kağıt üzerinde bulunan ajandanızda minik bir araştırma yapmanız gerekebilir. Veritabanına ekleyeceğiniz verileri eksiksiz olarak temin ettiyseniz, bir sonraki adımları takip etmeye başlayabilirsiniz.

TABLOLARI OLUŞTURMAK
1- Veritabanını oluştururken yukarıda bahsettiğimiz anahtar soruyu kendi kendinize sorduktan sonra, tam aklınızdaki gibi bir ajanda hazırlama işlemine başlayabilirsiniz. Bunun için öncelikle verilerinizi saklayacak olan "tabloları oluşturulmanız gerekiyor. Tabii ki öncelikle MS Access programını çalıştırmalısınız. Bunun için, daha önceki derslerimizde de yaptığınız gibi "Başlat" düğmesine basın, açılan menüden "Tüm Programlar" satırını seçin ve "Microsoft Access" satırına tıklayın.

2- Program açıldığında, sağdaki panelden "Boş Veritabanı" maddesini seçin. Daha önceki bölümlerde de öğrendiğiniz gibi, yeni oluşturduğunuz veritabanı üzerinde işlem yapmaya başlamadan önce dosyayı kaydetmeniz gerekecektir.

3- "Yeni Veritabanı Dosyası" penceresinde, oluşturmak üzere olduğunuz veritabanı için bir klasör ve bir dosya adı belirleyin. Bizim örneğimizde dosya adı "Ajanda" olacak. İsimlendirme işleminden sonra "Oluştur" düğmesine tıklayarak pencereyi kapatabilirsiniz.

4- Şimdi boş bir veritabanı penceresi ekranı kapladı. Soldaki konular listesinde "Tablolar" maddesinin seçili olup olmadığını kontrol ettikten sonra, "Tasarım görünümünde tablo oluştur" satırına çift tıklayın.

5- Bu aşamada adres defterinizdeki kişiler için tablo yapısını oluşturmaya başlayacaksınız. Tablonun ilk satırında sayaç türünde bir alan oluşturmanız ve bu alanı uygun biçimde adlandırmanız gerekecektir. Bunun için, tablonun birinci satırının "Alan Adı" bölümüne tırnaklar hariç "ID" yazın ve daha sonra "Veri Türü" sütunundan "Otomatik Sayı" değerini seçin. Seçiminizi yaptıktan hemen sonra, hepsi "Metin" türünde olacak şekilde Ad, Soyad, Adres, Şehir, Posta Kodu, Ev Telefonu, İş Telefonu, İş Adresi, Cep Telefonu, E-posta adlarını taşıyan ve her biri farklı bir satırda tanımlanmış yeni alanlar oluşturun. Son olarak "Not" türünde, "Notlar" adını taşıyan farklı bir alan daha oluşturmanızda yarar var.

6- Tablonun anahtarını eklemek için önce ID alanını seçin; daha sonra Araç Çubuğu üzerinde yer alan ve anahtar simgesi ile işaretlenen küçük düğmeye tıklayın.

7- Oluşturduğunuz tabloyu, tabloya "Kişiler" adını vererek kaydedin.

8- Şimdi bazı alanları içerik türüne göre özelleştirin. Örneğin "Posta Kodu" alanını seçin ve alt kısımdaki "Giriş Maskesi" kutusunu" varırca göreceğiniz " " düğmesine tıklayın. Bu düğmeye tıkladığınızda, ekranınızda "Giriş Maskesi Sihirbazı" isimli yeni bir pencere açılacaktır. Bu penceredeki "Posta Kodu" seçeneğini işaretleyin ve "Son" düğmesine tıklayarak işlemi tamamlayın.

9- Telefon bilgilerini içeren alanlar için de (Ev Telefonu, İş Telefonu, Cep Telefonu) bir önceki adımları tekrarlayın; ama bu sefer "Giriş Maskesi Sihirbazı" içerisinden "Telefon Numarası" seçeneğini tercih edin.

10- Hazırladığınız tabloyu kaydedin ve kapatın. İlgili ekran görüntüsünde de görüldüğü gibi, yeni tablomuz veritabanı içerisindeki yerini aldı.

11- Şimdi ilgili tabloyu açın ve adres defterinizdeki kişilerin bazı bilgilerini veritabanına işleyin.

12- Bir sonraki aşamada randevularınız için yeni bir tablo hazırlamalısınız. Veritabanı ana penceresinde yer alan "Tablolar" bölümünü açın ve daha sonra da "Tasarım görünümünde tablo oluştur" satırına çift tıklayın. Ekranda açılan pencerenin yardımıyla randevular tablosunu oluşturacak alanları yazmaya başlayabilirsiniz.

13- Bir önceki tabloda olduğu gibi, ilk satırda "İD" isimli yeni bir alan oluşturun ve bu alanın "Veri Türü" değerini "Otomatik Sayı" olarak belirleyin. Daha sonra, yine Araç Çubuğu üzerindeki anahtar simgesine tıklamalı ve bu tablonun da birincil anahtarını eklemelisiniz.

14- Şimdi, "dış anahtar" olarak bilinen ikinci belirleyiciyi girmelisiniz. "ID_kişiler" olarak adlandıracağınız bu alan, randevularla veri-tabanında bulunan isimleri ilişkilendirecektir ve "Kişiler" tablosunun anahtarına yapılmış bir bağlantıyı temsil edecektir.

Oluşturduğunuz bu ikinci tabloyu da "Randevular" adıyla kaydedin. Artık randevu bilgilerini girerek tabloyu tamamlayabilirsiniz. Bunun için öncelikle, üçüncü satırda "Tarih" adıyla ve "Tarih/Saat" türünde bir alan oluşturun. Daha sonra, alanın özelliklerinin listelendiği bölümde "Biçim" tipini belirleyin ve "Kısa Tarih" maddesini seçin.

15- Sonrasında "Giriş Maskesi" maddesini seçin ve "...." düğmesini kullanarak tarih alanı için en uygun giriş tipini seçin. Biz örneğimizde "KısaTarih" ifadesini seçtik. Bu ayardan sonra "Son" düğmesine tıklayarak ilgili pencereyi kapatın.

16- Şimdi de dördüncü satıra yeni bir alan ekleyin ve bu alanı "Saat" olarak belirleyin. Alanın "Veri Türü" değerini ise "Tarih/Saat" olarak belirleyin; ancak bu kez alanın özelliklerinde "Biçim" olarak "Kısa Saat" maddesini seçin. "Giriş Maskesi Sihirbazı"nı açın ve burada da "Kısa Saati işaretledikten sonra "Son" düğmesine tıklayarak pencereyi kapatın.

Son olaraksa "Metin" veri türünde "Yer" ve "Şehir" alanlarını, "Not" veri türünde "Notlar" alanını oluşturun ve "Randevular" tablosunu tamamlayın.

17- Bir sonraki dersi beklerken, aşağıdakileri içeren "Günlük" tablosunu oluşturarak pratik yapabilirsiniz: "Otomatik Sayı" tipinde bir "İD" alanı (tablonun birincil anahtarı olmasına özen gösterin), 13. ve 14. adımlarda olduğu gibi "Tarih" ve "Saat" alanları, "Metin" veri türünde bir "Konu" alanı, "Not" veri türünde bir "Notlar" alanı.

Gelecek dersimizde, tablolar arasındaki ilişkileri eklemeyi ve ajandanın görsel ayarlarını düzenlemeyi öğreneceksiniz.